Förändra - på riktigt!

Ständiga organisationsförändringar, förändringsprojekt som runnit ut i sanden efter att de avslutats, rutiner som aldrig följs och frustration eller motvilja hos personal - mycket av detta kan förklaras av brister i implementeringsprocessen.

Alltför ofta kastar vi ut barnet med badvattnet, springer vidare till nästa spännande förändring eller sliter oss i håret över att anställda eller medarbetare inte gör sitt jobb. Då är det väldigt viktigt att ta några steg tillbaka, se över hur implementeringen har gått till och i värsta fall göra om och göra rätt. Det kräver så klart att man rannsakar det arbete som gjorts, och har en öppenhet inför att de sätt man försökt driva igenom förändringar på kanske varit otillräckliga. Att systematiskt kartlägga behov, skapa förutsättningar för förändring, ge stöd och träning i förändringsarbetet och att kontinuerligt utvärdera och problemlösa är kärnan i ett lyckat förändringsarbete.

Förändringar i system, arbetssätt och metoder i en verksamhet tar tid. Att förändring går snabbt är tyvärr en av de vanligaste missuppfattningarna som ligger till grund för misslyckade implementeringar. En annan vanlig missuppfattning är att information om en ny effektiv metod eller ett bättre arbetssätt räcker för att förändring ska ske. Förändring tar i själva verket lång tid: en uppskattning från den samlade forskningen är att det tar 2-4 år från beslut om att införa en ny metod till att den är integrerad och används av de flesta tilltänkta användarna. Information är så klart nödvändigt för att kunna förändra, men är otillräckligt för att genomföra förändring i stor skala. En systematisk och vetenskapligt grundad implementeringsprocess har fyra steg: 1. Inventera behov 2. Förbered och skapa förutsättningar 3. Förändra arbetssätt 4. Strategier för att vidmakthålla förändringen Inventera behov Alltför ofta startar ett förändringsarbete utifrån ett beslut om förändring, som går ut på att införa en metod som är på modet. Här vill man istället låta behoven styra val av metod. När man har inventerat och identifierat vilka behoven är kan man välja metod(er) som på bästa sätt kan tillfredsställa behoven. Utifrån behoven ställer man här upp tydliga mål som är konkreta och mätbara, för att på ett säkert sätt kunna utvärdera hur arbetet går. Förbered och skapa förutsättningar Det här steget går ut på att bädda för förändringen på bästa möjliga sätt. Resurser som krävs för att kunna genomföra förändringen måste finnas på plats. Det kan handla om lokaler, utbildning av personal, nödvändigt arbetsmaterial, tid, rekrytering, handledning och att förankra förändringen hos de som ska genomföra den. I det här steget väljer man också ut förändringens viktigaste beståndsdelar.

Förändra arbetssätt En av de viktigaste komponenterna i att lyckas förändra ett arbetssätt är att beståndsdelarna man valt ut i föregående steg används på det sätt som det är tänkt. Här finns stor risk för misslyckande när de tilltänkta användarna känner sig osäkra eller stöter på problem. Ett sätt att säkra upp för detta är att i steget innan se till att handledning och stöd i det nya arbetssättet är inbyggt i verksamheten. Strategier för att vidmakthålla förändringen En av de viktigaste strategierna här är att systematiskt och kontinuerlig utvärdera hur förändringsarbetet går. Det ger möjlighet att tidigt lösa problem som uppstår och sätta in de åtgärder som krävs. En del i detta går ut på att skilja på vad problem eller förbättringsbehov beror på: brister i metoden, implementeringsprocessen, kompetens hos användarna eller organisation och ledarskap. Beroende på vilket område problemen berör kommer åtgärderna och lösningarna var annorlunda. Genom att skilja på detta kan vi förebygga missnöje och misslyckade förändringar. Referenser:

Bertram, R. M., Blase, K. A., & Fixsen, D. L. (2015). Improving Programs and Outcomes: Implementation Frameworks and Organization Change.Research on Social Work Practice,25(4), 477–487.

Damschroder, L., Aron, D., Keith, R., Kirsh, S., Alexander, J., & Lowery, J. (2009). Fostering implementation of health services research findings into practice: A consolidated framework for advancing implementation science.Implementation Science : IS,4(1), 50. Durlak, J., & DuPre, E. (2008). Implementation Matters: A Review of Research on the Influence of Implementation on Program Outcomes and the Factors Affecting Implementation.American Journal of Community Psychology,41(3-4), 327-350.

Fixsen, D., Blase, K., Naoom, S., & Wallace, F. (2009). Core Implementation Components.Research on Social Work Practice,19(5), 531-540.